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Le suivi des encours clients a pour objectif de contrôler en permanence les délais de paiement résultant des factures TVA émises. Grâce à cela, vous minimisez les risques de retards de paiement. Un suivi consciencieux et régulier élimine presque ce problème et est bénéfique pour les entrepreneurs concernés.
Comment suivre les encours clients ?
Il est très important de suivre efficacement les créances dans votre entreprise. Chaque entreprise, quelle que soit sa taille, doit contrôler les paiements (factures). En bref, elle contrôle les paiements courants effectués au sein de l’entreprise. Il s’agit d’identifier les factures TVA et vérifier si le délai de paiement n'est pas encore dépassé et rappeler le remboursement si le délai est déjà dépassé. Vous pouvez tout savoir sur la méthode de calcul de l'encours client ici.
Il est important de penser à surveiller les encours clients, surtout si vous émettez un grand nombre de factures et de documents. Certaines personnes peuvent trouver ce suivi des paiements inutile. Cependant, c'est un excellent moyen si vous voulez contrôler les paiements effectués dans votre entreprise par vos clients. De plus, vous pouvez ainsi éliminer les causes des retards de paiement. Vous pouvez facilement automatiser le processus de surveillance.
Il vaut la peine d'utiliser un logiciel professionnel pour surveiller les créances. L'une des solutions informatiques est le système Covline ou Eloficash, un système de recouvrement indépendant des créances et de suivi des créances. Grâce à ces logiciels, chaque entrepreneur a enfin un contrôle total sur les paiements de son entreprise.
Conséquences du manque de contrôle des paiements
Quelle que soit la taille de l’entreprise, le suivi des encours clients est extrêmement important. L’un des impacts négatifs les plus graves du manque de contrôle des encours clients est l’apparition d’arriérés de paiement. Ils proviennent de factures d’origine inconnue ou dont la date de remboursement est déjà dépassée ou va bientôt expirer. Sans un rappel de votre part, vous ne recevrez probablement pas le paiement, ce qui retarde vos obligations financières. En rappelant à vos clients les remboursements à venir et en surveillant continuellement les factures, vous pouvez éviter de telles situations.
Une autre conséquence du manque de contrôle des encours clients est la perte de liquidité financière. Les retards de paiement notoires font que vous perdez peu à peu les liquidités financières de votre entreprise. Le manque de liquidités est quelque chose que tout entrepreneur craint, car il a des conséquences désagréables. Un contrôle constant des paiements évite de tels problèmes.
La dernière conséquence, mais non moins grave, du manque de contrôle des encours clients est la perte de l'image et de la réputation de votre entreprise. Si les clients vous décrivent comme « peu fiables » et « peu dignes de confiance », il vous sera difficile de changer cette mauvaise opinion par la suite. Si vous ne pouvez pas contrôler les paiements des encours clients, vous vous mettez vous-même et votre entreprise sous un mauvais jour.
Pourquoi certaines entreprises abandonnent-elles le contrôle des encours clients ?
Les petites entreprises, en particulier, rencontrent souvent des problèmes techniques liés au suivi des créances. Il n’existe pas beaucoup d’outils sur le marché que les petites entreprises peuvent utiliser pour gérer les paiements. Pour cette raison, cela doit souvent être fait manuellement, ce qui prend du temps et nécessite une bonne organisation. Cela implique également des coûts. Par conséquent, les petites entreprises abandonnent complètement le contrôle des paiements. Cependant, cela vaut la peine d’investir dans un programme de suivi des paiements des encours clients, car le manque de contrôle sur vos finances peut avoir des conséquences désagréables.
Quels sont les avantages du suivi des encours clients ?
Les principaux avantages du suivi des créances incluent :
- contrôle des paiements et identification continue des clients,
- façonner la discipline de paiement,
- garder les factures en ordre,
- réduction des coûts cachés,
- minimiser le nombre de factures impayées,
- améliorer la réputation de l'entreprise,
- atteindre la stabilité financière à long terme pour votre entreprise.
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